Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Burmistrza Miasta i Gminy Piaseczno

Informujemy, że zgodnie Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów Urząd Miasta i Gminy Piaseczno uruchomił procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. 

Zgłoszenie zewnętrzne nie może być anonimowe i musi umożliwiać identyfikację zgłaszającego. Zgłoszenia anonimowe pozostają bez rozpatrzenia.

Jeżeli Państwa zgłoszenie będzie dotyczyło zakresu działania Rady Miejskiej lub Burmistrza przyjmiemy zgłoszenie, zweryfikujemy i podejmiemy działania następcze. Będziemy informować o sprawie chyba, że wyraźnie zaznaczono inaczej.

Jeżeli Państwa zgłoszenie nie będzie dotyczyło zakresu działania Rady Miejskiej lub Burmistrza przekażemy je do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych w terminie 14 (wyjątkowo 30) dni i poinformujemy o tym chyba, że wyraźnie zaznaczono inaczej.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Na Państwa żądanie wydamy nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdzimy, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach.

Zgłoszenie będą rozpatrywane przez Inspektora Ochrony Danych lub Sekretarza Miasta i Gminy Piaseczno.

Zgłoszenia prosimy dokonywać z wykorzystaniem "formularza zgłoszenia nieprawidłowości".

1. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane:
a) osobiście pisemnie u Inspektora Ochrony Danych lub Sekretarza Miasta i Gminy Piaseczno,
b) ustnie do protokołu u Inspektora Ochrony Danych lub Sekretarza Miasta i Gminy Piaseczno,
c) poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres sygnalista.rada@piaseczno.eu lub sygnalista.burmistrz@piaseczno.eu (zgłoszenie naruszeń prawa w powinno odpowiadać dziedzinie należącej do zakresu działania Rady Miejskiej lub Burmistrza – proszę kierować odpowiednio)
d) poprzez złożenie pisma w zamkniętej kopercie z dopiskiem „do rąk własnych” - Inspektora Ochrony Danych lub Sekretarza Miasta i Gminy Piaseczno, w kancelarii Urzędu  Miasta i Gminy Piaseczno ul. Kościuszki 5, 05-500 Piaseczno.

2. Zgłoszenie ustne może być dokonane na wniosek zgłaszającego – podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie organu przyjmującego zgłoszenie w wyznaczonym terminie, nie dłuższym niż 14 dni, liczonych od dnia złożenia wniosku. Zgłoszenie składa się zgodnie z zapisami ust. 1.

3. Przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego potwierdza zgłaszającemu na adres do kontaktu niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia, pod warunkiem że zgłaszający podał adres do kontaktu.

4. Podejmowane są działania następcze poprzez:
a)  wstępną weryfikację zgłoszenia zewnętrznego;
b) rozpatrzenie zgłoszenia zewnętrznego w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Rady Miejskiej lub Burmistrza lub przekazanie zgłoszenia zewnętrznego do innego organu publicznego właściwego w zakresie naruszenia prawa zawartego w zgłoszeniu zewnętrznym.
c) Jest możliwe zwrócić się do zgłaszającego o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, wykorzystując adres do kontaktu. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesyłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub przesłanie takich żądań może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
d) Przekazuje się zgłaszającemu informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach – w terminie 6 miesięcy od tego dnia.
e) Informacja zwrotna jest przekazywana na adres do kontaktu, a w przypadku zgłoszeń zewnętrznych składanych w formie dokumentu elektronicznego na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu lub na adres e-mail, z którego zgłoszenie wpłynęło z zastrzeżeniem sytuacji kiedy sygnalista wyraźnie zażądał nieprzekazywania informacji zwrotnej.  
f) Zgłoszenie zewnętrzne można pozostawić bez rozpoznania w przypadku, gdy odstąpiło się od przekazania wcześniejszego zgłoszenia zewnętrznego organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych, albo w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Informuje się sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
g) Można nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Informuje się sygnalistę o niepodjęciu działań następczych podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.